De vijf valkuilen van tijdregistratie (urenregistratie)

uren registratie

Vrijwel alle bedrijven kunnen niet om tijdregistratie heen, bijvoorbeeld voor facturering of previews van projectkosten. Helaas worden tijden vaak niet nauwkeurig bijgehouden of is het lastig om een ​​overzicht te krijgen. Het kost veel tijd en geeft een onnauwkeurige weergave van de projectkosten. Lees hier hoe je eenvoudig de grootste valkuilen van tijdregistratie vermijdt.

Inlooptijd is te lang
Werknemers besteden vaak te veel tijd aan het loggen per uur. Dit komt omdat systemen met complexe invoerschermen ook niet beschikbaar zijn op mobiele apparaten. Het is het beste om het typen zo gemakkelijk mogelijk te houden en het beschikbaar te maken op alle apparaten. Er zijn veel online tijdwaarnemingssystemen die dit kunnen.

Rapportage schrijven is complex

Naast het invullen van informatie is een goede rapportage erg belangrijk. Het is belangrijk om rapportages te automatiseren om fouten te voorkomen. Als je bijvoorbeeld de tijd bijhoudt in Excel, zorg er dan voor dat je niet elke maand uren bezig bent met het maken van een overzicht. Er zijn gratis Excel-sjablonen beschikbaar om uw tijdregistratie te verbeteren.

Projectstructuur te complex
Voorkom dat medewerkers verdwalen in lange lijsten met projecten en activiteiten. Online urenregistratiesystemen bieden vaak functies om het aantal projecten per gebruiker te bepalen. In Excel kan de gebruiker een filter op een lijst definiëren.

Welk tijdregistratiesysteem u ook gebruikt, u moet nadenken over een efficiënte structuur met projecten en activiteiten om uw tijd vast te leggen. Vraag je collega’s om advies over het organiseren van je tijdregistratie, dat geeft altijd goede suggesties voor verbetering. Er kunnen vaak structurele veranderingen optreden, wat de rapportage en tijdregistratie sterk vereenvoudigt.

Timing is niet geschikt voor teams

Veel bedrijven gebruiken Excel-werkbladen om tijden vast te leggen. Het werkt goed voor een klein aantal werknemers. Het nadeel van Excel is dat het niet geschikt is om met veel mensen in hetzelfde bestand te werken en toch de juiste gegevens te behouden. Bovendien kan iedereen alle gegevens wijzigen, wat niet altijd wenselijk is. Ten slotte is het vastleggen van de tijd in Excel geen bijzonder veilige oplossing. Een werkmap kan per ongeluk worden verwijderd en is meestal niet beveiligd tegen onbevoegde toegang.

Ploegen worden niet gedreven om uren te vullen
Het is belangrijk om uw medewerkers te motiveren om werkuren te registreren. Dit is belangrijk omdat het de kwaliteit van je tijdregistratie enorm verhoogt. Mensen houden niet van onnodige administratie, dus neem de tijd om uw medewerkers uit te leggen waarom tijdregistratie belangrijk is. Het is ook belangrijk dat iedereen duidelijk is hoe de tijd wordt geregistreerd. Doorloop samen het proces en schrijf een kort maar duidelijk stappenplan.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.